Tarefas, reuniões, trabalho acumulado… ainda mais agora, com a adoção do home office cada vez maior por parte das empresas, se tornando uma necessidade na situação atual, ter uma agenda eficiente pode ajudar a equipe a se organizar.
São várias as razões para se adotar efetiva e eficiente uma agenda no ambiente de trabalho, mas a principal delas é se organizar e não se perder nas tarefas, especialmente quando elas mudam constantemente. Uma empresa pode incentivar e fazer isso para cada colaborador, fornecendo-a e treinando os colaboradores para o uso.
Aí aquela famosa frase “me esqueci” não vai mais colar”. E a “Não tenho tempo” pode também passar a não ser tão usada. Aliás, esta é uma das grandes reclamações quando se trata de cumprir todos os afazeres no dia a dia de uma empresa. Imagine em tempos de equipes inteiras em home office e reuniões não presenciais?
Muito está sendo dito e é verdade. Quando a prática envolve a casa da gente, a confusão e desorganização pode se instalar, porque é preciso um tempo para as pessoas conseguirem separar o trabalho do ambiente pessoal. Planners, post its e uma boa agenda (aquela que cabe tudo), também aquela resumida, pra levar na bolsa ser colocada ao lado do calendário de mesa, podem ajudar a não esquecer nem perder aquela reunião importante com o chefe, parceiro, sócio ou colega de trabalho.
Os projetos, agora, são cada vez mais compartilhados pelas equipes e o uso da agenda e do tempo de forma útil pode refletir no andamento de tudo.
Agenda auxilia na organização
Não é exagero dizer que a grande solução pode vir desse costume, que já perdura há décadas. Ao que tudo indica, permanecerá em alta por muitos anos, que é o uso das agendas de papel. As grandes empresas sabem disso e incentivam seu uso para suas equipes de vendas e colaboradores de todas as áreas.
Pode parecer sem importância diante de um mundo cada vez mais digital, mas muito pelo contrário. As agendas são aliadas do mundo corporativo há anos e isso não é por acaso.
Definir metas, objetivos – pessoais e profissionais – horários e organizar tudo isso é muito importante. Você deve incentivar o seu uso no dia a dia. Confira abaixo porque devemos adotar o uso da agenda e suas vantagens:
- Tudo direto no papel:
De pouco vale uma agenda elaborada, se não há razões para o seu uso. É fundamental reunir todos os seus afazeres em um local só, evitando a perda de controle e de tempo da sua rotina. Com a agenda, seus colaboradores podem ter sempre em mãos suas tarefas, não correndo o risco de perderem algum compromisso.
- Prioridades à vista:
Outra grande vantagem de uma agenda acompanhando o seu dia a dia é ter sempre de forma visível a sua rotina e, principalmente, definir quais são as prioridades entre as suas tarefas. Alguns dias podem estar abarrotados de trabalho e mais trabalho, enquanto outros, nem tanto. Fora os afazeres pessoais e domésticos que às vezes se acumula no dia e sua hora do almoço é usada para tudo, menos para almoçar.
- Listar tudo é importante:
Começar listando afazeres que despendem um tempo menor dará uma boa margem para os que necessitam de alguns minutos ou horas a mais. Sem contar que, além dessa organização, o seu nível de estresse no fim do dia pode diminuir significantemente.
- Planeje com prazos:
Em qualquer âmbito da vida de uma pessoa, há sempre planos e metas, sendo a curto, médio ou longo prazo. Documentar todos eles em uma agenda pode ampliar o panorama de qual será o caminho até sua realização. Para quem trabalha com metas, um planejamento que está sempre à vista expande e clareia as ferramentas e esforços que serão necessários para alcançar os objetivos sem grandes percalços.
- Organização em todas as áreas:
Nem todo mundo é organizado por natureza, mas ao longo da vida é possível se desenvolver uma aptidão para manter todas as áreas da vida em ordem. Quando você inicia o uso de uma agenda no trabalho, sua mente já aciona o mesmo mecanismo organizacional para outros campos da sua vida pessoal, te dando oportunidades de gerenciar o seu tempo, objetivos e metas em todos os aspectos da sua vida.
- Usando a criatividade:
Para quem pensa que a agenda limita, aqui vai uma informação: a agenda pode ser um local onde cada pessoa expressa sua criatividade sem limitações. Com todos os benefícios de se adotar uma agenda já mencionados acima, fica cada vez mais fácil de sobrar um tempinho para que você tenha a liberdade de se expressar da sua forma usando a sua agenda como espaço criativo.
- Defina o tipo de agenda:
Cada agenda pode conter variados campos para que você possa preencher e se organizar da melhor forma e que funcione para a sua vida. Existem agendas mais simples, apenas para tarefas corriqueiras, onde normalmente a pauta é composta por linhas, podendo conter um campo para observações. Há também as agendas com planners, ou seja, páginas para planejamento. É fundamental ter em mente se a pessoa que será proprietária da agenda terá diversas ou algumas tarefas em seu dia, assim, o formato e tamanho importa e uma agenda completa será ideal.
Agendas personalizadas podem ser uma grande ajuda na hora de se organizar no meio corporativo. As empresas podem fornecê-las aos seus colaboradores e, assim, direcionar melhor como querem suas rotinas de trabalho. Em tempos de home office, ainda mais.
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